Sehr geehrte Damen und Herren,
Emails gehören heute zur normalen Geschäftskorrespondenz wie Briefe oder Faxe auch. Daher haben meist alle Mitarbeiter mit PC-Zugang eine eigene Email-Adresse innerhalb des Unternehmens. Sinn und Zweck dieser Email-Konten ist die Abwicklung des Schriftverkehrs innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Gleichzeitig werden diese Email-Konten üblicherweise der Einfachheit halber nebenbei auch für privaten Schriftverkehr genutzt.
Und genau hier kann ein echtes Problem entstehen. Der Gesetzgeber verpflichtet Sie, Geschäftsunterlagen (hierzu zählen auch alle Emails) 10 Jahre aufzubewahren. D.h. alle Mails müssen entsprechend gespeichert und jederzeit erneut einsehbar sein. Da Sie als Unternehmer aber datenschutzrechtlich keinerlei Einsicht in die Email-Konten Ihrer Mitarbeiter haben dürfen, sobald auch nur eine einzige private Mail dort ein- oder ausgegangen ist, entsteht hier zwangsläufig ein Konflikt.
Mit Hilfe eines Verbotes privater Mails kann und wird es Ihnen natürlich nicht gelingen, wirklich alle privaten Mails aus dem Unternehmen fern zu halten, da die Umsetzung nicht zu kontrollieren ist bzw. bei Verstoß arbeitsrechtliche Konsequenzen umgesetzt werden müssen, da sonst von einer stillschweigenden Duldung ausgegangen wird.
Eine bessere Lösungsmöglichkeit wäre hier eine sog. „Freigabe-Vereinbarung“ mit allen betroffenen Mitarbeitern abzuschließen, die es Ihnen erlaubt, private Mails auf den Mitarbeiter-Email-Konten einzusehen, um so den geforderten Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge zu erhalten. Um Ihnen die Formulierung zu erleichtern, haben wir eine Muster-
vereinbarung (ohne Gewähr) als PDF zum Download bereit gelegt. hier
Wir empfehlen Ihnen eine Überprüfung der Email-Struktur innerhalb Ihres Unternehmens speziell unter diesem Aspekt vorzunehmen. Somit können Sie Verstößen gegen den Datenschutz und dem korrekten Umsetzen der unternehmerischen Aufbewahrungspflicht vorbeugen.
Mit freundlichen Grüßen
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Christine Klepsch
Geschäftsführerin |
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Bernd Ratzel
Leiter
Abt. Software |
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