Sehr geehrte Damen und Herren,
natürlich haben Sie alle Ihre Unterlagen griffbereit und wohlgeordnet in Ordnern oder auf Ihrem Computersystem liegen - d.h. natürlich nur die aktuellen Daten. Was aber, wenn Betriebsprüfung angesagt ist? Dann möchte so mancher Prüfer die Daten vergangener Jahre in maschinenlesbarer Form, also als Export-Datei aus Ihrem System zur Verfügung gestellt bekommen. Und dies nimmt in dem Maße zu, in dem die Rechnerleistung der Computer und Software seitens des Finanzamtes immer besser und leistungsstärker wird. Plötzlich sind Daten längst vergangener Tage gefragt. Gut, wenn man hierzu Sicherungen und gute Archivierungssysteme im Einsatz hat. Problematisch wird dies jedoch, wenn die benötigten Daten in einer älteren Software vorhanden sind, z.B. einem Kassensystem, das nicht mehr im Einsatz ist und die vorhandene Software nicht unter dem aktuellen Betriebssystem lauffähig ist. Oder es gibt keine aktuelle Hardware, auf die der bisher eingesetzte Dongle gar nicht passt, weil es die Computerseitige Schnittstelle einfach nicht mehr gibt. Da ist guter Rat teuer, denn können die Daten nicht vorgelegt werden, droht schlimmstenfalls eine Schätzung der Daten. Das ist meist nicht im Sinne Ihres Unternehmens. Achten Sie daher bei Umrüstungen Ihres Computersystems oder Kassen bzw. bei Updates und Upgrades darauf, dass alle Softwarepakete und Daten, die buchhalterisch relevant sind, auch auf dem neuen System korrekt laufen. Evtl. sollten Sie einen Ihrer "alten" intakten PCs aufbewahren, damit vorherige Versionen oder Betriebssysteme zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind - und zwar mindestens für die Dauer der Aufbewahrungspflicht, also die nächsten zehn Jahre. Natürlich kann so ein "altes" System auch in eine virtuelle Umgebung überführt werden, dennoch muss dabei geprüft werden, ob dann alle Vorgänge und Funktionen auch korrekt laufen bzw. ein möglicher Softwareschutz, wie ein Dongle, auch in dieser virtuellen Umgebung sauber funktioniert. Sprechen Sie daher immer vor einer Umstellung mit Ihrem IT-Beauftragten oder IT-Unternehmen über die möglichen Folgen für ältere Hard- und Softwareprodukte, damit ein Zugriff im Ernstfall gewährleistet werden kann. Damit sind Sie, zumindest was den Datenzugriff betrifft, im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.
Mit freundlichen Grüßen
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