Sehr geehrte Damen und Herren,
E-Mails gehören heute zur normalen Geschäftskorrespondenz wie früher Briefe oder Faxe. Daher haben meist alle Mitarbeiter eine eigene E-Mail-Adresse innerhalb des Unternehmens. Sinn und Zweck dieser E-Mail-Konten ist die Abwicklung des Schriftverkehrs innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Gleichzeitig werden diese E-Mail-Konten der Einfachheit halber nebenbei auch für privaten Schriftverkehr genutzt. Und genau hier kann ein echtes Problem entstehen. Der Gesetzgeber verpflichtet Sie, Geschäftsunterlagen, und hierzu zählen auch alle E-Mails, 10 Jahre aufzubewahren. D.h. alle Mails müssen entsprechen gespeichert und jederzeit erneut einsehbar sein. Und hier liegt die Problematik. Grundsätzlich haben Sie als Unternehmer keinerlei Einsichtsrechte in die E-Mail-Konten Ihrer Mitarbeiter, sobald auch nur eine einzige private Mail ein- oder ausgegangen ist. Denn hier greift die Datenschutzgrundverordnung, und diese verbietet grundsätzlich einen Zugriff auf private Korrespondenz innerhalb der Firma. Mit Hilfe eines Verbotes privater Mails kann und wird es Ihnen natürlich nicht gelingen, wirklich alle privaten Mails aus dem Unternehmen fernzuhalten, da die Umsetzung nicht zu kontrollieren ist bzw. bei Verstoß arbeitsrechtliche Konsequenzen umgesetzt werden müssten, da sonst von einer stillschweigenden Duldung ausgegangen wird. Problematisch ist dies besonders, wenn die private Nutzung lange Zeit erlaubt war, da Ihre Mitarbeiter keinen Einfluss darauf haben, welche private Mails von außen auf deren Postfach kommen. Die beste Lösungsmöglichkeit ist eine Freigabe-Vereinbarung mit allen betroffenen Mitarbeitern, die es Ihnen erlaubt, private Mails auf den Mitarbeiter-E-Mailkonten einzusehen, um so den Zugriff auf alle Geschäftsvorgänge der Mitarbeiter zu erhalten. Um Ihnen die Formulierung zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Mustervereinbarung (ohne Gewähr) als PDF zum Download bereitgelegt. Wir raten zu einer Überprüfung der E-Mail-Struktur innerhalb Ihres Unternehmens speziell unter diesem Aspekt. Zur Vorbeugung von Verstößen gegen den Datenschutz und dennoch im Einklang mit der unternehmerischen Aufbewahrungspflicht.
Mit freundlichen Grüßen
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